Coaching Magdalena Ulasińska
01/08/11

Filozofia Kaizen

„Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku”. Te słowa Lao Cy najlepiej oddają ducha Kaizen. Kaizen to strategia rozwoju i wprowadzania zmian. Małe kroki, małe pytania, małe myśli, małe działania. Bardzo duży efekt.

Pierwszy raz Kaizen został zastosowany w USA w czasie wielkiego kryzysu. W 1940 roku Francja dostała się pod okupację III Rzeszy, a Ameryka stanęła w obliczu zwiększenia produkcji broni i zaopatrzenia. Ale jak to zrobić, biorąc pod uwagę brak wykwalifikowanych specjalistów i jakichkolwiek funduszy? Tak postały kursy zarządzania ”Training Within Industries” (TWI). Ich ziarnem był ustawiczny rozwój, zachęcanie pracowników do wyszukiwania najdrobniejszych sposobów zwiększania jakości i efektywności produkcji.

Filozofia małych kroków została wykorzystana w Japonii, zaraz po II wojnie światowej. Odbudowując Japonię,  Amerykanie wykorzystywali doświadczenie specjalistów od TWI i prowadzili kursy zarządzania dla menedżerów, biznesmenów, przedsiębiorców. Cały program oparty był na podejmowaniu drobnych, wygodnych kroków w kierunku rozwoju.  Wprowadzając tę ideę japońskie firmy w bardzo krótkim czasie osiągnęły zawrotny wzrost wydajności.  Strategia zyskała taką popularność, że Japończycy stworzyli dla niech nową nazwę: KAIZEN.

Istnieją dwa sposoby wprowadzania zmian. Szybko i radykalnie (innowacja)  oraz powoli i stopniowo (kaizen). Dlaczego Kaizen jako strategia jest taka skuteczna? Ponieważ jest ona naturalna i wynika ze znajomości funkcjonowania ludzkiego mózgu. Kiedy próbujemy wprowadzić w życie dużą, radykalną zmianę, natychmiast pojawia się lęk i opór. To działanie mózgu emocjonalnego. Opór przed zmianą jest naturalny. Powoduje ograniczenie kreatywności, twórczego myślenia, odcina nam odwagę, konsekwencję i zapał do działania. Myślę, że każdy zna bardzo dobrze postanowienia w stylu: zaczynam biegać od poniedziałku, od jutra koniec ze słodyczami czy od nowego roku zabieram się ostro za swój angielski.  Takie próby wprowadzania dużych zmian najczęściej kończą się porażką.

Kiedy podejdziemy do tematu metodą Kaizen i zaczniemy wprowadzać małe, malutkie kroki w kierunku zmiany, wkraczamy w proces. Proces tak stopniowy i tak powolny, że sami nawet nie zauważamy różnicy. Nie zauważa tego również nasz mózg emocjonalny, w wyniku czego nie oponuje i nie stwarza blokad. Mamy więc wtedy pełny dostęp do swoich najlepszych pomysłów, działamy z odwagą i przemy do przodu. Potem przychodzi kolej na następne małe kroki. Wszystko stopniowo i powoli, aż łapiemy się na tym, że jesteśmy w zupełnie innym miejscu. Zmiana. Sukces.

Jak tego dokonać? To proste, za pomocą małych kroków…

Zaczynamy od MAŁYCH PYTAŃ, które stawiamy sobie codziennie: CO MAŁEGO MOGĘ ZROBIĆ JUŻ DZIŚ, CO POPRAWIŁOBY MOJĄ SYTUACJĘ?; CO DZIŚ MOGĘ ZROBIĆ INACZEJ?; CO JESZCZE MOGĘ ZROBIĆ W TEJ SPRAWIE? Na zadawane pytania nagle znajdują się niecodzienne odpowiedzi. Przychodzą one nieoczekiwanie w różnych miejscach. Albertowi Einsteinowi  najlepsze pomysły przychodziły zawsze przy goleniu.

Teraz kolej na MAŁE DZIAŁANIA. Bardzo małe. Statystyki mówią, że te same postanowienia noworoczne są przeważnie powtarzane przez 10 lat. Bez skutku. Po pierwszym zrywie i energii ciągnącej ku nowemu, jedna czwarta osób po 15 dniach wraca do swoich starych nawyków. A tymczasem jeden trywialny krok potrafi zwiększyć szansę powodzenia  prawie 4-krotnie!

Bieganie rozpoczyna się od stania na bieżni kilka minut dziennie. Naukę języka obcego od jednego słówka dziennie. Dbanie o dłuższy sen od kładzenia się zaledwie 5 min wcześniej spać niż zwykle. Przeczytanie bardzo długiej książki od kilku stron dziennie. I tak dalej. Dziecinnie proste, prawda? Taki mały krok nic nie kosztuje. Żadnego wysiłku. Nie ma więc również żadnego oporu. Kiedy to jedno małe działanie odbywa się automatycznie i z przyjemnością, przyszedł czas na krok kolejny. I potem następny. Zmiana dokonuje się niemal bez naszego udziału.

W całym procesie bardzo istotne są  MAŁE NAGRODY. Wzmacniają działanie, zwiększają motywację wewnętrzną i czynią cały proces dużo przyjemniejszym. Jest jednak kilka ważnych zasad. Nagroda powinna być zbieżna z celem. Nie chodzi o to, żeby nagradzać odchudzanie tabliczką czekolady, ponieważ to prowadzi do nikąd. Nagroda musi być dopasowana do osoby i jej preferencji. I najważniejsza zasada: nagroda ma być naprawdę MAŁA. Z punktu widzenia motywacji okazuje się, że duże nagrody wcale nie są skuteczne. Szybko się do nich przyzwyczajamy, traktujemy je jako cel sam w sobie, a poza tym apetyt zwiększa się w miarę jedzenia. Nagroda coraz mniej cieszy i chcemy coraz więcej.

Nagrodą w Toyocie za składanie wniosków z pomysłami, jak zwiększyć skuteczność firmy, jest wieczne pióro. W Japonii średnia wartość nagród motywujących dla pracowników wynosi 3,88 $. 75% pracowników co rok walczy o tę nagrodę. Dlaczego? Ponieważ nie wartość materialna jest tu ważna. Liczy się raczej prestiż, uznanie, docenienie. To motywuje najbardziej.

Filozofia Kaiznen zwraca uwagę też na MAŁE PROBLEMY. „Stawiaj czoła sytuacjom trudnym, kiedy wciąż są jeszcze łatwe”, pisał Tao Te Ching. W czasach powojennych Toyota wprowadziła bardzo ciekawą i nowatorską procedurę. Zamiast sprawdzać samochody, kiedy wyjeżdżały z taśmy produkcyjnej, każdy pracownik miał do dyspozycji sznurek, za który pociągał, kiedy zauważył nawet najmniejszy problem czy nieprawidłowość w technologii. Taśma montażowa zatrzymywała się,  natychmiast przybywała ekipa inżynierów, identyfikowała i likwidowała nieprawidłowość. Dzięki temu wychwytywano problemy w stadium początkowym i nie dopuszczano do późniejszych awarii. W taki sposób Toyota zapracowała sobie na opinię producenta niezawodnych samochodów. Ból zęba też lepiej wychwycić w stadium ćmienia i szybko udać się do dentysty, niż czekać na naprawdę wielką eksplozję paraliżującego bólu.

Jest jeszcze jeden element Kaizen: MAŁE MOMENTY. Zauważanie i wychwytywanie drobnych szczegółów, małych spraw, które mają, jak się potem okazuje, bardzo duże znaczenie. Stewardesa pewnych amerykańskich linii lotniczych zauważyła, że pasażerowie nie zjadają oliwek w serwowanej na pokładzie sałatce. Zgłosiła to swojemu przełożonemu. Okazało się, że oliwki były piątym składnikiem, co przenosiło cenę całej sałatki do wyższego przedziału cenowego. Rezygnując z oliwek linie lotnicze zaoszczędziły 500 tysięcy $ rocznie. Edwin Land robiąc zdjęcia na plaży swojej 3-letniej córce, zastanawiał się cały czas nad marudzeniem dziewczynki, która natychmiast chciała oglądać zrobione zdjęcia. Efekt? Powstał pierwszy Polaroid. Szwajcarski inżynier George Mestral na spacerze z psem zauważył, że do niego i do psa przyczepiają się rzepy. Jak to wykorzystał? Dzięki niemu miliony dzieci na całym świecie nie muszą się męczyć z zawiązywaniem butów…

Kaizen ma zastosowanie w wielu dziedzinach i branżach. Można też z powodzeniem wykorzystywać tę filozofię w codziennym życiu.  Kaizen to prostota. Małe pytania, małe działania, małe nagrody, małe momenty. To jest tak proste, że aż genialne.

Zachęcam do małego działania jakim jest przeczytanie książki  dr Roberta Maurera pt. „ Filozofia Kaizen”. 

Wróć